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高效远程办公指南,对个人8点对企业11点建议

  JAC外贸实战  2020-02-07 00:00:00   专栏
在家办公,如何能够高效,给你大量的建议。

新冠来袭,延迟开工。

但是延迟开工不是不开工,而是没办法回到公司,只能呆在家里办公。

在家,是为消灭病毒做贡献;而办公,则是维持企业生存,维持个体生活!

其实以现在互联网的发达程度,远程办公协调好了,并不会有非常大的影响,当然需要特有的生产工具或者生产资料的工作除外,例如工厂车间。

冠通游戏大厅_[官网入口]需要调整的是企业老板的心态,看不到,似乎就是不放心。

远程办公在很多国家尤其是美国,非常成熟,还有一个专有名字来形容这种工作状态

work from home

大家随便google一下work from home这个称谓,会找到大量的信息,很多网站以为打工者筛选最好的work from home jobs和技术指导为生,而且收入不菲。

Israeli Society of Ecology and Environmental Sciences,这个组织做过一项研究,得出一个结论:

1、work from home可以给社会带来以下好处:

保护环境,因为减少了温室气体排放,空气污染

节省企业主的费用,因为办公空间不再需要很大,节省员工花在交通工具上的费用

为需要工作的人创造更多的工作机会,因为地域不是问题

可以招聘到更多的人才,原因同上

这一点我们深有体会,为了招揽到更多人才,也为了服务分布于全国各地的客户,利贸咨询的工作人员并不是都在杭州办公,还有一部分人分布于广州,佛山,济南;

而且大部分项目经理都是处于空中飞人的状态;

未来上海,深圳等都会有飘在公司外,一年难得回一次公司的工作人员。

实际上我们也花了大量的时间来熟悉这种运作模式,因为这中间会有很多的障碍,例如:

失去工作环境和氛围造成的个人工作效率低下;

不能面对面沟通所带来的沟通效率低;

不能见面所带来的同事之间关系疏远;

协同操作的低效;

工作管理和考核的不方便

……

每一条不需要多做解释,大家现在已经或者很快会慢慢的体会到这些问题。

但是为了容易解决,我们做一下归类:

个人的工作效率低下,这一点做soho的人最有发言权,很多做soho的自己都承认自己有很强的惰性;

沟通和协调的效率降低,原本拉过来,面对面几句话就能讲明白的问题,分隔两地,可能要沟通很久,还会出现莫名其妙的矛盾,因为看不到表情,或者在家里受到了某些事情的烦扰心情不好等等。

管理难度的提升,例如一些日常指导,例如可以及时得到结论的请示,例如一些事情的落实程度等等。当然,就如同开篇所说,其实更多的是老板或管理者的心态在作怪,习惯了看着盯着,看不见就会猜疑;

因为这些问题,我们摸索了很久,现在已经基本理顺。

今天分享给大家我们自己在摸索过程中积累的一些比较不错的经验,跑顺了不仅仅是有助于眼下,实际上也是一种新的模式的开拓。

个人篇

假期本来就会打乱一个人的生活状态,每个企业假期结束后的一段时间内都会有一段时间的效率低下,那就是因为工作者要把自己从假期的状态中调整过来。

当然,外贸人是一个特别的物种,假期里实际上也还是要处理询盘,跟客户沟通,但是,在家工作跟在公司公司差别还是很大。

冠通游戏大厅_[官网入口]更加随性,略带散漫。

给大家如下建议:

1.生物钟跟上班时一致,正视穿戴问题

假期里很多人都是很晚睡,很晚起,这从大家朋友圈的活跃度就能看得出来,公众号的访问量分析更是直接说明了这个问题。

当然,除非你是想调整生物钟,跟客户的工作时间趋同,否则一定是跟公司一致。

不然,正式复工了,你的苦日子也就来了,十几天,调整起来还好,如果再拖长,甚至更长,调整起来会很痛苦。

穿戴整齐,则是一种仪式感,大量的实践证明,一个人穿戴整齐时要比穿着睡衣拖鞋,脸也不洗,牙也不刷的状态更容易集中精力,更容易融入工作,效率自然也就更高。

否则你会觉得,怎么什么事都没做呢,一天就结束了呢?你说恐慌不?

现在网上流行着一句话:新冠的肆虐,让我们认识到一个严肃的问题,不是工作需要我们,而是我们需要工作。

连房租问题,信用卡还账问题,房贷问题都被国家摆在了台面上,说明这一次疫情对于个人财力真的是一个严峻的考验,尤其是我们已经让春节掏空了钱包。

2.给自己制定工作表格

把在公司上班时每天必须要做的事情列举一下,严格完成。

完不成给自己一点点小处罚,完成给自己一点点小奖励,还是有必要的。

这是自己对自己的钱包负责的表现。

你会发现在公司很多事情很快能完成,可能在家里要加班,那就是因为工作效率低了,尤其是有孩子在身边的父母们,你会发现孩子们会不停的来干扰你,当然现在中小学都开始了网上授课,安排作业,那些幼儿园甚至更小的孩子呢?

为人父母,总不能说,来给你看动画片,给你玩游戏,不要来吵我,也要给孩子一些事情做,不然被粘着被吵肯定是免不了了。

趣味手工视频啊,动画英语学习啊冠通游戏大厅_[官网入口]姹韭。ィ比唬仓荒茉谝欢ǔ潭壬辖饩鑫侍猓氖び谖薨伞

3.选择合适的办公场所

work from home的正常模式下,很多人会选择家附近的咖啡厅啊,联合办公的场所啊等等,我们去年去拜访英国客户,采购量很大,但是连办公室都没有,就是在家附近的联合办公场合进行洽谈。

现在都不可能了,在家里,也尽量不要在卧室里,书房,或者在客厅临时划分出一个工作场地来,也是种不错的选择。

在美国的work from home里面有一个词语叫做work creep,也就是工作拖延症,研究者发现,工作时间设定的不清晰和工作环节太贴近私人工作场合是造成很多work from home从业者出现这个问题的重要因素。

当然了,条件不具备的外贸人可以忽略这一条。

就算是在卧室工作,也要把卧室整理条理干净,清清爽爽,一方面有利于自己的状态提升,一方面万一公司要开视频会议,看到乱糟糟的卧室,再想想你日常干净利索,工作井井有条的状态,会不会有一种“物是人非”的感觉?

4.如果公司允许,寻找你的工作最高效时间点

当然了,总不能是半夜和凌晨,毕竟很多工作需要协同,上班时间完全找不到你的人也不是个事吧。

对于很多父母,可能最高效的时间反而是清晨(孩子还没起)和夜晚(孩子已经睡着)吧。

可以把自己的现实状况跟老板做一个沟通,协商一种最合理的模式出来。

很多老板也是为人父母,相信他们能够体会并且理解。

5.工作时间不要过度消耗时间在社交软件上

其实,很多人在公司里也是有大量时间消耗在微信,微博等社交软件上面,但是毕竟是工作场合,不会很放肆,在家里……

尤其是现阶段,看看增加了多少确诊者,看看又出现了什么医治方法,看看又有什么大神传播了什么爆炸性信息……

何必呢?

信息依赖症,这是一种病。

6.利用一些不错的计划管理和时间管理apps

如果你不相信自己的自制力,就利用一些不错的apps实现自我管理(当然,有没有还是看自己)

推荐几个我用的不错的:

计划清单: 设定7天规划,每天要做的事情放进来,设置挑战金(最低1元),分享给自己的小伙伴或者同事,完成拿回钱,完不成大家分钱,哈哈

番茄todo:可以设定专注做一件事情的时长,有锁机功能,还能给你统计数据,工作效率一览无余。

当然了,还有很多,网上一搜一大堆。

不再浪费大家时间。

7.休息和运动

每一个专注的事情做完了,可以稍微休息一下,在窗边眺望一下,能看到什么也没所谓了,做一些比较简易的运动。

身体是革命的本钱。

你有没有发现你又胖了。

8.差点忘了这一点

如果你老板有疑心病,一定要经常露露脸,你懂得。

闷头做工作,在公司里能看的见,但是在家里,问题就出来了,毕竟老板们现在心急火燎的,多多理解吧。

职场生存规则?厚黑学?我也不知道,反正是好事。

公司篇

就如同上面所说,对自己的同事采取信任和宽容的态度一定要有的,以此为基础,再去做出一些规划,更有利于平稳过渡。

1.可考虑按照客户的时间上下班

前提条件是同事同意。

原来我们在讲课的时候经常说到我们公司的灵活考勤制,很多老板就会发出同样的一个顾虑,公司里本来人就不多,稀稀拉拉,这个来那个不来,感觉气氛不对。

现在不用多虑了吧。

还有一个顾虑,还是上面所讲,看不见不放心啊,现在反正你也是看不见了,你总不能要求你的同事,上班时间必须开着视频工作吧。

2.充分考虑已为人父人母的同事的难处

这个时期无牵无挂的小年轻就要撑着公司的重担啦(玩笑),这个跟兼职妈妈还真不一样,work from home模式下的年轻妈妈们都很累,是因为孩子还没到上学年龄,总是要照看,但是还要完成工作。

高效,也要照顾到情绪和客观困难。

彼此体谅,更容易高效。

3.利用一些任务安排软件

例如我们公司用的是teambition,可以进行任务创建,任务指派,进度监控等等,功能很强大,我们这种需要大规模协同的咨询管理公司都可以基本满足。

10人以下免费。

能够可以满足大部分中小企业的需求吧。

飞书,大家也可以了解一下。

这些软件都可以大规模的提升协同效率,最关键的是,能把目标拆分为任务,任务下再拆分为每个人的子任务,还可以设置任务完成周期,也可以为管理提效。

当然,如果习惯了用钉钉,企业微信进行任务下达,也可以。

这个时候私人微信和微信群的弊端可能就显现出来了,一个文件反复的传递,一个任务怎么也拆不清晰,到了最后交工的时候发现,这种误解那种误会,大大降低工作效率。

我在写这篇文章的时候,我们营销经理给了很多任务安排的心得,我直接贴出来,免得再码字了:

发布任务时的注意事项

但是,有一个问题不得不说,如果你以前没有非常条理的安排过任务,或者安排任务更喜欢面对面,还是用软件吧,毕竟等你学会了一些东西,黄花菜都凉了。

4.如果你非要用微信群或者QQ群之类

除了要注意以上事项之外,不要发一些莫名其妙的语音,尤其是群里人比较多的时候,发语音一定要告知是给谁的,不然每个人都去听了一遍,发现不是给自己的,何必浪费这些时间。

语音务必简明扼要,想明白了再发出去。

相互消耗不是一件好事。

5.多通电话,多视频

文字这东西,表达感情难,表达情绪难,手一抖,意思就变了,没必要弄出一些不必要的误解或是误会。

见面三分亲,视频也得有二分吧。

这样会提升沟通效率,加快解决问题的速度。

6.安排好其他部门的相关配合

大部分工厂开工是不可能了,但是有一些问题肯定还得需要其他的部门来解决,流量和询盘还有,但是没有其他部门的配合,很多公司根本连价格都报不了。

提高其他部门的效率,也就非常重要了,大家都说自己日常很忙,尤其是技术和生产,现在略闲了吧,正好也可以看下他们配合一项工作到底需要多久,在没有干扰的前提下。

7.没有资料怎么办?

很多公司没有一个良好的习惯,一些必备的资料没有一个完整的备份,无论是网络,还是手提电脑,当然了,很多因素在里面,不多阐述。

集合所有资料,是公司要做的第一个动作,业务人员工作该用到哪些资料肯定心里有数,但是每个人手里可能有不同的资料分布,集合一下。

实在不行,就去之前的聊天记录,邮件记录里扒拉扒拉,总会有一些资料可以用。

集合起来,工作效率会提升。

如果再缺,就只能喊一嗓子问问谁有了。

8.我没有电脑怎么办?

手机办公呗,能怎么办?

9.采购负责人员要跟供应商建立密切的沟通

拼供应链管理能力的时刻来了,没订单很烦,有了订单,拿不到货也很烦,复工之后,供应商会有大量的订单要安排,你的能排在什么时候?

那个时候再抓狂,就晚了。

客户的需求肯定是有的,不过被压制了而已,复工之后,需求进来,订单进来,拿不到货,客户会怎么做?

换掉你!

又是一次大洗牌。

10.抓好基础工作和复盘工作

这个在之前的文章里写过,今天可能还是要强调一遍。

老板是企业的大脑,大部分老板有意识做基础工作和复盘,但是各种事情,穷于应付,但是现在略微清闲了吧。

该把这些工作抓一下了。

现在外贸企业普遍的业务基础薄弱,业务素材缺乏,大家开足了马力往前冲的时候,没人愿意停下来,现在疫情逼着你减慢了,甚至停下来了,现在不做,忙起来,又是一个循环。

基础无非是我们以前一直在强调的专业,职业,商业,有温度,在公众号里面大把的文章都是关于这些话题。

这些东西都是我们自己公司经营的基础,也是利贸咨询对外服务首先要介入的工作,重要性大家应该能够体会了吧。

复盘:就是关于业务端邮件和即时沟通记录全景的再回顾,也可以称之为案例分析,通过视频会议的方式,分析每一个业务人员的邮件和即时沟通全记录,你会发现很多问题。

以大部分外贸老板的经验,这些问题实际上能够解决,如果这几天能够发现问题,拿出解决方案,开工之后,不就是优化推进,落地执行了吗?

很多外贸企业是不是就是这样起步的,老板会看业务员的邮件,找出问题,给出指导,然后盯着落地,行之有效,为什么不做了呢?

这几天闲着,瞎恐慌,瞎琢磨,瞎猜疑,还不如做些对后期发展更有利的事情,不是吗?

11.早晚会

之所以把这条放在最后,是因为其实大家都很讨厌这种会议。

但是,在现在的特殊情况下,为了推进工作进度和协同,早晚会制度就会变得非常必要。

视频会议,现在应该是没有任何难度。

每天过一下每个人要完成的任务,过一下昨天的大体工作内容,算是一个相互督促,也是一种相互提醒。

如果结合每天的工作做复盘或者案例分析,就会让会议变得有价值。

终于写完,前面提到一个问题,如果大家能够把远程协作搞的顺畅,会打开一个新的局面。

这几点对于企业都非常重要

高工资区域聘用低工资区域工作人员进行工作,降低成本(工资肯定是要比员工所在区域工资要给高一些);

偏远区域不容易招聘,这样也能够解决

95后乃至00后,会比较推崇这种工作模式,人才引进有利

国外分支机构的工作模式也就有了

或许这次疫情会让工作模式产生根本性变革,当然,这只是个人猜测。

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